Einführung von M365 als Auslöser für eine IT-Transformation
Herausforderung
Gewachsene und veraltete IT-Strukturen sowie ein deutlicher Investitionsstau verhinderten die schnelle Einführung von M365 Cloud-Services.
Lösung
Kundenspezifische Analyse auf Basis des TOS-Modells brachte einen konkrete und Schrittweise Strategie zur Einführung von M365 hervor.
Umfassende Analyse der bestehenden IT-Infrastruktur:
Gemeinsam mit dem Kunden wurde eine gründliche Untersuchung der aktuellen IT-Landschaft durchgeführt. Diese Analyse umfasste nicht nur Hardware, Software und Netzwerktopologie, sondern reichte auch in Bereiche wie Sicherheitsmaßnahmen, Datenarchitektur, Prozesse sowie die Struktur und Ablauforganisation der aktuellen IT.
Entwicklung eines maßgeschneiderten Plans
Basierend auf den Ergebnissen der Analyse wurde entschieden, dass ein direkter Übergang zu M365 nicht zielführend wäre. Stattdessen entwickelten wir gemeinsam mit dem Kunden eine umfassende Strategie zur Transformation und Modernisierung der gesamten IT-Organisation.
Der schrittweise Weg in die Cloud
Anstatt eine sofortige Umstellung auf M365 zu forcieren, folgte ein schrittweiser Ansatz basierend auf dem aktuellen Reifegrad der IT-Infrastruktur. Zunächst wurde die On-Premises-Infrastruktur modernisiert, einschließlich einer System Management Suite, der Einführung verschiedener Prozesse (Release- und Deployment, ITSM, MS-Evergreen) sowie der Aktualisierung der Netzwerkinfrastruktur. Nach dieser Modernisierung erfolgte die schrittweise Einführung von M365-Services im hybriden Modus, begleitet von der Umsetzung aller relevanten Sicherheitsanforderungen im Bereich Datenschutz, Datensicherheit und Datenabflusskontrolle.
Klare Schulungsstrategie für die Mitarbeiter
Eine umfassende Schulungsstrategie wurde erarbeitet, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die neuen Tools effektiv nutzen können. Die Schulungen wurden in verschiedenen Phasen integriert, um die Benutzer mit den neuen Technologien vertraut zu machen und ihre Akzeptanz zu fördern.
Aktive Überwachung und kontinuierliche Anpassung
Nach der Einführung der M365-Komponenten wurden fortlaufend Leistungs- und Sicherheitsüberwachungen durchgeführt. Diese Maßnahmen ermöglichten es, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen, zu beheben und Anpassungen vorzunehmen, um sicherzustellen, dass die IT-Umgebung den sich wandelnden Geschäftsanforderungen gerecht wird.
Ergebnisse
• Modernisierte und leistungsfähige IT-Infrastruktur, die eine agilere Zusammenarbeit und effizientere Arbeitsprozesse ermöglicht.
• Gestärkte Datensicherheit und -integrität durch die Implementierung von M365-Sicherheitsfunktionen.
• Erhöhte Mitarbeiterproduktivität durch nahtlose Kommunikation und verbesserte Zusammenarbeit.
• Reduzierte IT-Kosten dank dem Übergang von Kapitalausgaben zu operationalen Ausgaben in der Cloud.
Fazit
Die schrittweise Einführung von M365, basierend auf einer gründlichen Analyse und in enger Abstimmung mit dem Kunden, führte zu einer erfolgreichen IT-Transformation. Dieser umfassende Ansatz ermöglichte es, die vorhandenen Herausforderungen der veralteten IT-Strukturen zu bewältigen und die Vorteile der Cloud-Nutzung zu realisieren. Die enge Zusammenarbeit und die klare Strategie trugen nicht nur zur Modernisierung der IT-Umgebung bei, sondern legten auch den Grundstein für künftiges Wachstum und kontinuierliche Innovation.
IT-Dienstleister im öffentlichen Sektor mit Schwerpunkt auf Kommunalbetreuung
Erfolgreiche Transformation vom Tagesgeschäft zum professionellen Projektmanagement im öffentlichen Sektor
Herausforderung
Historisch lag der Fokus des Kunden auf dem Tagesgeschäft, wodurch das Team keine Erfahrung in der Projektdurchführung hatte.
Lösung
In partnerschaftlicher Zusammenarbeit etablierten wir ein effektives Projektmanagement-Office (PMO), das die Mitarbeiter dabei unterstützte, Projekte erfolgreich zu strukturieren und umzusetzen.
Strukturierung und Planung:
Gemeinsam entwickelten wir präzise Planungsmethoden und klare Projektziele.
Detaillierte Projektpläne:
Unsere Experten halfen dem Team bei der Erstellung umfassender Projektpläne mit festgelegten Meilensteinen und Zeitplänen.
Priorisierung und Ressourcenmanagement:
Wir schulten das Team in der Priorisierung und effizienten Verwaltung von Ressourcen.
Aufbau eines Projektportfoliomanagements:
Durch die Betrachtung der projektübergreifenden Abhängigkeiten und der Ressourcensituation wurde ein Projektportfoliomanagement umgesetzt
Budgetplanung:
Durch gezielte Schulungen erlernten die Mitarbeiter realistische Budgetplanung und Kostenkontrolle.
Ergebnisse
Das Unternehmen konnte die Betriebsorganisation nahtlos ins Projektgeschäft integrieren und erreichte somit erfolgreichere Projektabläufe.
Fazit
Mit der Implementierung des PMO konnten die Mitarbeiter des IT-Dienstleisters die Herausforderungen des Projektmanagements meistern. Durch effiziente Strukturierung und Planung verbesserte sich die Servicequalität, was zu einer langfristigen Kundenbindung mit den Kommunen führte.
Optimierung der Kommunikation und Effizienzsteigerung für einen Experten von digitale 360 Grad Immobilientouren
Das Unternehmen stand vor der Herausforderung, die Kundenkommunikation zu optimieren, den Datenschutz zu gewährleisten und die Effizienz zu steigern. Hauptsächliche Herausforderungen waren die Übersichtlichkeit der Kommunikation und Kundenverwaltung, Sicherheit sensibler Daten und Probleme beim Versand großer Dateien.
Herausforderung
Unübersichtliche Kommunikation und Kundenverwaltung: Die Kommunikation mit Kunden und die Verwaltung von Kundendaten waren nicht optimal strukturiert, was zu Verwirrung und ineffizientem Ressourceneinsatz führte.
Sicherheit sensibler Daten: Angesichts der sensiblen Natur der Immobilienbranche und der Kundendaten war es von entscheidender Bedeutung, die Datensicherheit zu gewährleisten.
Probleme beim Versand großer Dateien: Die Übertragung und der Austausch großer Dateien zwischen den Teams und Kunden erwies sich als langwierig und unpraktisch.
Lösung
In enger Zusammenarbeit mit dem Kunden wurde eine Microsoft 365 Umgebung konfiguriert und implementiert, die sowohl die Datenschutzanforderungen erfüllt als auch speziell an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst ist.
Anforderungsanalyse:
Durchführung einer gründlichen Analyse der Anforderungen des Kunden, um ein maßgeschneidertes Konzept zu entwickeln.
Implementierung der Umgebung:
Die Umgebung wurde implementiert und auf Basis der Anforderungen konfiguriert.
Mitarbeiterschulungen:
Um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die neue Umgebung effektiv nutzen konnten, wurden umfassende Schulungen durchgeführt.
Einführung spezieller Workflows durch Power Automate:
Einführung von maßgeschneiderten Workflows für Kundenanfragen, Projektmanagement, Dateiverwaltung, Kalenderintegration und für automatisierte Benachrichtigungen.
Ergebnisse
Dank der sicheren Microsoft Teams Umgebung und der optimierten Workflows erzielte unser Kunde beeindruckende Ergebnisse:
Verbesserte Kundenkommunikation: Die Kommunikation mit Kunden wurde klarer und effizienter durch die Verwendung von Teams.
Bessere Kundenverwaltung: Die Verwaltung von Kundendaten und Projekten wurde vereinfacht, was zu einem besseren Überblick führte.
Datensicherheit: Sensible Daten wurden wirksam geschützt.
Effizienzsteigerung: Die optimierten Workflows ermöglichten einen reibungslosen Austausch großer Dateien und steigerten die allgemeine Effizienz.
Fazit
Die Unternehmung ist nun optimal aufgestellt, um beeindruckende 360 Grad Immobilientouren anzubieten und ihren Kunden eine erstklassige Betreuung zu bieten. Die Einführung von Microsoft Teams und die optimierten Workflows führten zu einer erfolgreichen Bewältigung der Herausforderungen und zu einem gesteigerten Geschäftserfolg.
„Die Zusammenarbeit mit der aconvia GmbH war ein absoluter Gewinn für unser Unternehmen. Mit ihrer Hilfe haben wir nicht nur unsere Kundenkommunikation und Datensicherheit auf ein neues Niveau gehoben, sondern auch unsere Effizienz stark gesteigert. Die Einführung der sicheren Microsoft Teams Umgebung und die maßgeschneiderten Workflows haben unsere Abläufe revolutioniert. Unsere Kundenanfragen werden nun schneller bearbeitet, die Projektkoordination ist reibungsloser und der Dateiaustausch unkompliziert. Wir können unsere hochwertige Immobilientouren nun effizienter denn je anbieten. Vielen Dank für eine großartige Partnerschaft!"
Lassen Sie uns direkt starten.
In einem ersten Gespräch können wir Sie und die Ziele Ihrer Organisation direkt kennenlernen. Wir freuen uns auf Ihre Projekte!
