Ziele sind der Motor, der Unternehmen vorantreibt. Doch wie können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Ziele nicht nur ehrgeizig sind, sondern auch erreichbar und effektiv umgesetzt werden? Das Arbeitsumfeld des 21. Jahrhunderts erfordert Agilität und Anpassungsfähigkeit. Hier kommt das OKR-Framework (Objectives and Key Results) ins Spiel, das Unternehmen genau dabei unterstützt.
Was sind Objectives und Key Results (OKRs)?
Ziele geben Struktur und Orientierung, sowohl im persönlichen Leben als auch in der Unternehmenswelt. Doch es ist nicht nur wichtig, Ziele zu setzen, sondern auch sicherzustellen, dass alle Beteiligten sich zu diesen Zielen verpflichtet fühlen.
Die Zielsetzungstheorie aus der Organisationspsychologie betont die Notwendigkeit, nicht nur Ziele zu formulieren, sondern auch ein gemeinsames Commitment zu diesen Zielen zu erreichen. Mitarbeiter, die von den Zielen überzeugt sind, arbeiten zielgerichteter und engagierter. Dabei ist besonders wichtig, dass die gesteckten Ziele einen mittleren Schwierigkeitsgrad aufweisen, um eine optimale Zielbindung zu gewährleisten.
Objectives (Ziele) and Key Results (Schlüsselaktivitäten) bieten einen Rahmen, um agil an der Umsetzung von Zielen zu arbeiten. John Doerr, ein Mitgestalter dieses Frameworks, definiert OKRs als ein einfaches Zielvereinbarungssystem. Es handelt sich um eine Struktur, um Ziele zu formulieren und zu kommunizieren, sei es auf lang- oder kurzfristiger Basis. Dieses Zielsystem wird durch die Selbstverpflichtung und Überprüfung der Mitarbeiter getragen.
Beispiele für Objectives und Key Results
Objectives sind die "Was"-Fragen, die beschreiben, was erreicht werden soll. Sie stellen den angestrebten Zielzustand am Ende eines bestimmten Zeitraums dar und sollten konkret formuliert sein. Vage Ziele, die auf "Verbesserung" oder "Optimierung" abzielen, sind weniger hilfreich. Zudem sollten Objectives inspirierend und herausfordernd sein, um die Motivation der Teams im Unternehmen zu steigern. Objectives sollten „SMART“ formuliert sein.
Key Results hingegen sind die "Wie"-Fragen, die beschreiben, wie das Ziel erreicht werden soll und machen die Zielerreichung messbar. Jedes Objective wird mit drei bis fünf messbaren Ergebnissen, den Key Results, verbunden. Key Results können in numerischer Form gemessen werden und sind voneinander unabhängig. Sie quantifizieren die Fortschritte auf dem Weg zur Zielerreichung.
Das Zusammenspiel von Objectives und Key Results lässt sich in eine einfache Formel übertragen:
„Wir werden <Objective> erreichen und die Zielerreichung mit <Key-Result 1> und <Key-Result 2> und <Key-Result 3> messen. “
Beispiele:
Objective 1: Steigerung des Quartalsumsatzes um 20%
- Key Result 1: Erreichen eines Quartalsumsatzes von 1,5 Millionen Euro.
- Key Result 2: Erhöhung der durchschnittlichen Bestellgröße um 20% innerhalb des Quartals.
- Key Result 3: Gewinnung von 500 neuen Kunden innerhalb des Quartals.
Objective 2: Verbesserung der Kundenzufriedenheit um 10% in der Quartalsumfrage zur Kundenzufriedenheit
- Key Result 1: Steigerung der Kundenzufriedenheit auf mindestens 90% in den Kundenumfragen.
- Key Result 2: Reduzierung der durchschnittlichen Antwortzeit auf Kundenanfragen auf unter 4 Stunden.
- Key Result 3: Einführung eines neuen Support-Chat-Systems und Verfolgung einer Kundenzufriedenheitsbewertung von mindestens 4,5 von 5 Sternen.
Diese Beispiele zeigen, wie Objectives (Ziele) in klare und messbare Key Results (Schlüsselaktivitäten) umgewandelt werden können. Die Key Results quantifizieren den Fortschritt und den Erfolg bei der Erreichung der Ziele und helfen dabei, den Fokus und die Ausrichtung des Teams oder Unternehmens sicherzustellen.
Warum sind OKRs so effektiv?
1. Klarheit und Ausrichtung
OKRs schaffen Klarheit über die Unternehmensziele und stellen sicher, dass jeder Mitarbeiter versteht, wie seine Arbeit zur Zielerreichung beiträgt. Die Ziele werden bereits vom CEO abwärts transparent geteilt. Unabhängig von der Position muss sich jeder Mitarbeiter eigene OKRs setzen. Mitarbeiter verknüpfen ihre Ziele mit der Unternehmensstrategie und identifizieren durch die transparente Zielarchitektur übergreifende Abhängigkeiten. Die Verknüpfung jedes einzelnen Ziels mit den Unternehmenszielen gestaltet den Top-down-Ansatz einer sinnstiftenden Arbeit. Die Stärkung der Eigenverantwortung unterstützt wiederum das Engagement und die Innovationskraft durch Bottom-up-OKR. Die Unternehmensstrategie wird in nachvollziehbare Schritte überführt. Diese unterstützen bei der Messung und Ausführung der erbrachten Leistung.
2. Fokus und Priorisierung
OKRs helfen dabei, die wichtigsten Aufgaben zu identifizieren und den Fokus auf das Wesentliche zu legen. Dies verhindert, dass Energie und Ressourcen auf unwichtige Aufgaben verschwendet werden. OKRs zwingen Führungskräfte dazu, Themen zu priorisieren und zu depriorisieren. Sie schaffen so einen Rahmen für das Unternehmen, der es ermöglicht, sich auf die wirklich relevanten Themen zu fokussieren.
3. Verantwortlichkeit & Kontinuierliche Verbesserung
Da OKRs datengetrieben sind, können sie überwacht und objektiv bewertet werden. Im Falle von Gefährdungen oder unerwarteten Herausforderungen ermöglicht die vorurteilsfreie Rechenschaftspflicht eine Neubewertung und Anpassung der OKRs. Dieser iterative Ansatz ermutigt Mitarbeiter dazu, ambitionierte Ziele zu setzen, da sie wissen, dass das Scheitern akzeptiert wird und als Teil des Lernprozesses betrachtet wird. Dies führt zu einer Freisetzung der kreativsten und ambitioniertesten Seiten der Mitarbeiter und treibt sie zu Höchstleistungen an. Durch die regelmäßige Überprüfung und Anpassung von OKRs können Unternehmen schnell auf Veränderungen reagieren und sich kontinuierlich verbessern.
Die Umsetzung von OKRs
Die Einführung von OKRs erfordert einige relevante Schritte:
1. Kommunikation: Es ist von entscheidender Bedeutung, sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter die Bedeutung von OKRs verstehen und wie sie in die Gesamtziele des Unternehmens passen. Die Kommunikation sollte klar und verständlich sein, um Missverständnisse zu vermeiden und das Engagement der Mitarbeiter zu fördern.
2. Kaskadierung: OKRs sollten von oben nach unten kaskadiert werden, was bedeutet, dass die Unternehmensziele in Teamziele und schließlich in individuelle Ziele umgewandelt werden. Dies stellt sicher, dass alle Ebenen des Unternehmens auf dieselben strategischen Prioritäten ausgerichtet sind.
3. Regelmäßige Überprüfung: OKRs sollten in regelmäßigen Abständen überprüft werden, um den Fortschritt zu verfolgen und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen. Dies kann in Form von wöchentlichen oder monatlichen Meetings erfolgen, in denen der Status der OKRs diskutiert wird. Diese regelmäßigen Überprüfungen helfen sicherzustellen, dass das Team auf dem richtigen Weg ist und gegebenenfalls Maßnahmen zur Zielerreichung ergreifen kann.
4. Offenheit für Fehler: OKRs sollen nicht dazu dienen, Mitarbeiter zu bestrafen, sondern um Fortschritt zu ermöglichen. Es ist wichtig, eine Kultur der Offenheit und des Lernens zu fördern. Fehler sollten als Chancen zur Verbesserung angesehen werden, und Mitarbeiter sollten ermutigt werden, aus ihren Fehlern zu lernen und Anpassungen vorzunehmen, um die Ziele zu erreichen.
Die erfolgreiche Umsetzung von OKRs erfordert nicht nur eine klare Kommunikation und Ausrichtung auf Unternehmensziele, sondern auch die Flexibilität, Anpassungen vorzunehmen und aus Fehlern zu lernen, um kontinuierlich bessere Ergebnisse zu erzielen.
Es ist für das Unternehmen wichtig, die Objectives (Ziele) sinnvoll und nachvollziehbar zu formulieren. Der Organisation muss deutlich sein, warum welche Ziele aufgestellt wurden. Diese sollten sich aus dem Leitbild des Unternehmens ableiten. Die Verbindung von Strategie, Mission und Vision innerhalb des OKR-Frameworks schafft Transparenz. Sie bewirkt durch die Operationalisierung eine Integration von Indikatoren für die Erfolgsmessung.
Ein „OKR-Zyklus“ dauert in der Regel 3 Monate. Der Rhythmus von drei Monaten hat sich in den meisten Unternehmen etabliert, da sich der Aufwand für die Zielformulierung im Rahmen hält und parallel agiles, reaktives Verhalten ermöglicht. Nach den 3 Monaten wird reflektiert, ob die Ziele erreicht wurden, und es wird der nächste OKR-Zyklus gestartet. Dies bedeutet, dass das Unternehmen alle 3 Monate dazu in der Lage ist, auf den Markt und unvorhergesehene Veränderungen und Risiken zu reagieren. Auf Grund einer sich durch das Markgeschehen notwendigen Änderung der strategischen Ausrichtung, lassen sich so in kurzen iterativen Zyklen, die Unternehmensziele anpassen. Die Unternehmung ist so in der Lage, kurzfristig auf Risiken und Chancen reagieren zu können.
Erfolgsfaktoren bei der Einführung von OKR
Die Einführung von OKRs erfordert sorgfältige Planung und Umsetzung. Hier sind zehn entscheidende Erfolgsfaktoren, die Sie beachten sollten:
1. Einführung von OKR aus guten Gründen: OKRs sollten nicht eingeführt werden, nur weil es gerade trendy ist. Es sollte klare Ziele geben, wie eine effizientere Steuerung oder eine kulturelle Veränderung.
2. Vertiefte Kenntnisse der Verantwortlichen: Die Personen, die die Einführung vorantreiben, sollten sich intensiv mit der Methode auseinandersetzen und von Experten lernen, die bereits OKRs implementiert haben.
3. Analyse bestehender Strukturen: Vor der Einführung ist es wichtig, die bestehenden Unternehmensstrukturen zu analysieren und zu prüfen, ob OKRs kompatibel sind.
4. Commitment des Managements: Das Management muss die Methode unterstützen, insbesondere den kulturellen Wandel.
5. Kommunikations- und Schulungskonzept: Ein detailliertes Konzept zur Kommunikation und Schulung ist entscheidend, um den Wandel zu erklären und die Mitarbeiter einzubeziehen.
6. Passung der Unternehmenskultur: Die Unternehmenskultur muss zu OKRs passen, da die Methode auf Vertrauen und Transparenz basiert.
7. Strukturiertes Vorgehen: Ein klar strukturiertes Vorgehen und regelmäßiger Austausch können den Einführungsprozess erleichtern.
8. Testen im kleinen Rahmen: Die Einführung sollte zunächst in kleinerem Maßstab erprobt werden, um Herausforderungen besser zu verstehen.
9. Gemeinsame Formulierung von OKR: OKRs sollten gemeinsam formuliert werden, um Akzeptanz und Engagement zu fördern.
10. Angemessene Softwarewahl: Die Auswahl der Software sollte an die Komplexität und Anzahl der Ziele angepasst sein.
Fazit
Ziele sind der Treibstoff, der Unternehmen antreibt. Mit Objectives und Key Results (OKRs) erhalten Unternehmen jedoch eine wirksame Methode, um ihre Ziele klar zu definieren, zu messen und zu erreichen. OKRs schaffen Klarheit, Fokus und Kontinuität, und sie haben sich in zahlreichen erfolgreichen Unternehmen bewährt.
Das Management spielt eine entscheidende Rolle bei der Gestaltung der Unternehmenskultur. Ein agiles Framework wie OKR, das auf Vertrauen, Mut und Transparenz setzt, wird nur dann erfolgreich sein, wenn das Management diese Werte aktiv lebt und vermittelt. Selbst wenn die Kultur und Werte eines Unternehmens grundsätzlich mit denen von OKR harmonieren, sollte man die mit der Einführung verbundenen Veränderungen nicht unterschätzen.
Es ist wichtig zu erkennen, dass OKRs niemals eine Reife von 100% erreichen werden, und daher ist ein perfekter Start bei der Einführung nicht realistisch. Geduld ist entscheidend, um aus gemachten Fehlern zu lernen und das Framework kontinuierlich zu verbessern. Unternehmen sollten sich dieser Tatsache bewusst sein, dass auf Grund dessen ein holpriger Start mit dem OKR Framework Normalität ist.
Auch wenn dieser Blogbeitrag lediglich an der Oberfläche kratzt, so zeigt er dennoch auf, was die Vorteile einer OKR-basierten Zielstruktur sind, und gibt Ihnen Tipps mit, welche Sie bei Ihrer Einführung beachten sollten. Wenn Ihr Unternehmen auf der Suche nach einem effektiven Weg zur Zielerreichung ist, sollten Sie definitiv in Betracht ziehen, OKRs in Ihre Strategie zu integrieren. Sie könnten der Schlüssel zum nachhaltigen Erfolg sein.
